Eine sorgfältige Prozessdokumentation und ein gelebtes Qualitätsmanagement unterstützen die Herstellung und Aufrechterhaltung eines gewünschten Qualitätsstandards innerhalb Ihres Unternehmens. Fernab einer ISO Zertifizierung, als Nachweis des umgesetzten Qualitätsstandards, hilft Ihnen ein durchdachtes Qualitätsmanagementsystem die Prozesse in Ihrem Unternehmen so zu strukturieren, dass neben der Kundenzufriedenheit auch formellen Belangen (Nachweis- und Dokumentationsverpflichtungen) nachgekommen wird.

Anforderungen an eine sorgfältige Prozessdokumentation

Im Rahmen eines funktionalen und funktionierenden QM-Systems finden sich vielfältige Anforderungen an die darin einzuhaltende Dokumentation. Nicht nur aus dem ISO 9001:2015-Standard ergeben sich diverse Mindestanforderungen an eine Prozessdokumentation, sondern schon aus unternehmerische Interessen. Im Interesse des Unternehmens steht, dass bei einem Ausfall eines Mitarbeiters das an dieser Stelle vorhandene und wertvolle Wissen, um die Prozessstruktur und Ablauforganisation, im Unternehmen verbleibt oder zumindest einfach und schnell durch einen anderen Mitarbeiter aufgegriffen werden kann.

Im Rahmen der benötigten Dokumentation, zur Sicherstellung eines funktionierenden QM-Systems, kann auf die nachfolgenden verallgemeinerten Voraussetzungen gebaut werden.

Zentraler Dokumentationsort mit einer einfacher Auffindbarkeit 

Durch die ISO 9001:2015 ist ein QM-Handbuch nicht mehr gefordert. Durch den Begriff der „Dokumentierten Information“ im ISO-Standard besteht dennoch das Bedürfnis nach einem zentralen Dokumentationsort. Dieser soll aktuell gehalten werden, sowie genehmigte und verbindliche Regelungen für das Unternehmen enthalten. Zusätzlich zur Qualitätspolitik und den definierten Qualitätszielen bedarf es einer Darstellung der Arbeitsabläufe oder einer Prozessbeschreibung. Daraus folgen die entsprechenden Verfahrensanweisungen. Insbesondere werden für die erforderlichen Dokumentationen alle anzufertigenden Verfahrensschritte erläutert.

Strukturierte Dokumentenverwaltung im Rahmen einer Prozessdokumentation

Die Anforderungen an eine effektive und effiziente Dokumentenverwaltung und Prozessdokumentation begrenzen sich nicht auf die einmalige Erstellung von verbindlichen Inhalten. Zur Steuerung oder Lenkung von Dokumenten sind verschiedene Prozessphasen und Revisionsprozesse ebenso notwendig, wie bei anderen Prozessabläufen. In die Dokumentenverwaltung lassen sich drei Inhaltsbereiche grob zusammenfassen:

  • Die erstmalige Erstellung, Genehmigung, Freigabe und anschließende Bewertung von Dokumenten.
  • Die Überarbeitung von Dokumenten und ein wiederholter Genehmigungs-, Freigabe-, und Bewertungsprozess.
  • Das Aufrechterhalten der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit durch die Archivierung von überarbeiteten bzw. veralteten Dokumenten sowie des Dokumentenherstellungs- und Dokumentenverwaltungsprozesses.

Alle Phasen haben gemein, dass, neben einer einheitlichen Kennzeichnung und Struktur, klare Vorgaben zum Zugriff, zur Archivierung, zu Aufbewahrungsfristen, zu Datenschutz und zur Datensicherheit bestehen müssen. Außerdem sind verbindliche Zuständigkeitsregelungen über die Entscheidungs- und Verfügungsgewalt notwendig.

Eine an diesen Erfordernissen umgesetzte Dokumentierung dient insbesondere als Nachweis über die Einhaltung der unternehmensinternen Vorgaben. Zusätzlich dient sie der nachträglichen Überprüfung, ob die gestellten Anforderungen innerhalb des Prozesses eingehalten wurden, sowie als Nachweis des QM-Systems innerhalb eines möglichen Zertifizierungsprozesses.

Unsere Lösung mit Atlassian Confluence

Unsere Lösung zur Umsetzung dieser Dokumentationsanforderungen basiert nicht auf einer obsoleten, manuell ausgedruckten Papierverwaltung in Aktenordnern oder einer vermeintlich moderneren Umsetzung durch eine Netzwerk-Ordner-Struktur, mit der Ablage von unzähligen Word- oder PDF-Dokumenten. Wir ermöglichen Ihnen eine Prozessdokumentation und Dokumentenverwaltung im Zuge einer digitalen Transformation so, dass Ihre Dokumentation für alle Mitarbeiter jederzeit, unter systemunabhängigen Voraussetzungen erreichbar und verfügbar ist.

Erreichbarkeit und Nutzung – Immer! Überall! Von jedem System aus!

Sie brauchen kein kostenpflichtiges Microsoft Word, kein PDF-Programm oder einen internen Netzwerkzugang auf bestimmte Laufwerke. Unsere Lösung ist von überall erreichbar und überzeugt, ohne die Notwendigkeit zusätzlicher Programme auf Endgeräten bzw. Clientgeräten, auch in der Bearbeitung von Inhalten. Sie benötigen lediglich einen Browser und einen Internetzugang. Eine Zugriffbegrenzung auf das interne Firmennetzwerk ist ebenfalls möglich.

Anhand der nachfolgenden Funktionen wird das venITure-System zur Dokumentenverwaltung auf Basis von Atlassian Confluence den bereits erwähnten unternehmensspezifischen Anforderungen gerecht.

Rollenzuweisung: Aufgaben- und Rechteverteilung

Sie haben in Ihrem Unternehmen schon eine Aufgaben- und Rollenverteilung? Gegebenenfalls nutzen Sie eine LDAP-Struktur oder AD? Darauf können wir aufbauen, indem wir eine saubere Abgrenzung zu neuen Aufgaben im Rahmen der Prozessdokumentation und Dokumentenverwaltung schaffen. Sollten Sie noch keine Aufgaben- und Rollenverteilung haben, können wir eine aufgabenbasierte neue Rollenzuweisung innerhalb unserer Lösung umsetzen.

Durch die strukturierte Rollenzuweisung legen Sie fest, wer innerhalb des Workflows welche Arbeiten übernimmt. Ihre Mitarbeiter, die aktiv an der Bearbeitung und Gestaltung der Dokumentenverwaltung und Prozessdokumentation beteiligt sind, erhalten andere Zugriffs- und Bearbeitungsrechte (innerhalb des Draft-Bereichs) als die Kontroll- und Entscheidungsebene, die mit Review-Prozessen und verbindlichen Freigaben beauftragt ist. Inhalts- und aufgabenspezifisch lässt sich weiterhin abgrenzen, ob diese Bearbeitungs- und Rollenverteilung auf alle Bereiche der Dokumentation Zugriff erhalten soll oder nur auf spezifische Prozesse. Einblick in die freigegebenen Dokumentationen (Public-Bereich) steht allen zugewiesenen Mitarbeitern zur Verfügung.

Workflows und Prozessabläufe nach spezifischen Anforderungen

Der einfachste Workflow besteht aus wenigen überschaubaren Schritten: Entwurf, Prüfung und Freigabe sowie anschließende Review der gültigen und verbindlichen Dokumentation. Unsere Lösung ist so flexibel, wie es Ihr Unternehmen fordert. Wenn Sie, beispielsweise im Rahmen der Prüfung und Freigabe, die Entscheidung einer weiteren (höheren) Ebene abfragen möchten, oder die Bearbeitung durch eine andere Fachabteilung anfordern wollen, können beliebige Workflowvarianten erstellt werden.

Erstellungsprozess und Verbindlichkeit der Veröffentlichung

Unsere Lösung setzt in der Grundstruktur auf ein Zwei-Ebenen-Model. Diese Ebenen verhalten sich getrennt voneinander, sind jedoch nahtlos miteinander verknüpft. Im Draft-Bereich findet die Erstellung und Überarbeitung Ihrer Dokumentation, sowie alle im Workflow vordefinierten Erstellungsschritte bis hin zur Freigabe statt. Ist der Workflow abgeschlossen, wird den Mitarbeitern automatisch die autorisierte und verbindliche Dokumentation im Public-Bereich zur Verfügung gestellt. Diese Trennung stellt sicher, dass im Public-Bereich nur geprüfte, verbindliche Versionen für die Mitarbeiter einsehbar sind.

Versionierung im Draft-Bereich und im Public-Bereich

Unser System berücksichtigt das Erfordernis einer Versionierung sowie die Rückverfolgung und Nachvollziehbarkeit der verschiedenen Bearbeitungs-, Änderungs- und Versionsschritte. Innerhalb des Draft-Bereiches werden Bearbeiter, Datum und Uhrzeit sowie die inhaltlichen Änderungen und Zwischenschritte auf dem Weg zum finalen Dokument vollkommen automatisiert erfasst.

Im Public-Bereich findet ebenfalls eine Versions-Dokumentation statt. Darin enthalten sind allerdings nicht alle Entstehung- und Zwischenschritte der ‚neuen‘ Version des Dokumentes. Sondern der Versionsvergleich beschränkt sich auf eine übersichtliche Darstellung der Änderungen zwischen den verschiedenen freigebenden verbindlichen Versionen.

Globale Templates, bereichsspezifische Vorlagen und Mehrsprachigkeit

Nicht nur für eine einheitliche Darstellung der Dokumentation, sondern auch für die Vereinfachung der Erstellungsprozesse bietet sich die Implementierung von Vorlagen an. Diese können global, also für die gesamte Prozessdokumentation, als auch spezifisch für verschiedene Bereiche angelegt werden. Die Inhalte globaler Templates oder bereichsspezifischer Vorlagen können nach Ihren Vorgaben und Vorstellungen angepasst werden. Diese sind auch in verschiedenen Sprachen verfügbar.

Archivierung, Erinnerung und zeitliche Steuerung der Verfügbarkeit

Jedem Prozess bzw. jeder Dokumentation kann ein Ablaufdatum zugeordnet werden, bei dessen Erreichen eine automatische Archivierung oder Wiedervorlage an eine zugewiesene Person veranlasst wird. Zusätzlich bieten wir die Option einer automatisierten Überwachung der Zugriffe auf die dokumentierten Inhalte. Sollte beispielsweise eine Dokumentation über einen definierten Zeitraum nicht genutzt oder aufgerufen werden, kommt es vor der Archivierung zur Revision durch eine zugewiesene Person. Dadurch erhalten und steuern Sie eine übersichtliche Prozessdokumentation, die nur die Inhalte umfasst, die tatsächlich genutzt und benötigt werden.

Inhaltliche Darstellung durch Prozessvisualisierung

Neben der grafischen Workflow-Darstellung besteht die Möglichkeit einzelne oder umfassende Prozesse innerhalb der Dokumentation zu visualisieren. So lassen sich für Ihre Mitarbeiter, anhand von übersichtlichen Grafiken, Ablauf-, Strukturdarstellungen oder Organigrammen auch komplexe Prozesse anschaulich darstellen. Dabei kommt Ihnen die inhaltliche Verknüpfung, zwischen grafischer Prozessdarstellung und den ebenfalls im gleichen System verlinkten und damit einzelnen Prozessschritten, entgegen. Dies erhöht die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter in der Anwendung und Verwendung der Prozessdokumentation.

Word- und PDF-Export

Unsere Lösung basiert auf Atlassian Confluence und ist daher in der Benutzung unabhängig von kostenpflichtiger Drittanbieter-Software, wie z.B. Microsoft Word oder Adobe Acrobat. Alle Inhalte können mit nur einem Klick aus der Prozessdokumentation exportiert werden, wenn Sie z.B. externen Kunden die Dokumentation einzelner Prozessabläufe zukommen lassen wollen.

Migration

Wir unterstützen Sie ebenfalls bei der Migration Ihrer bisherigen Prozessdokumentation in unsere Lösung. Natürlich unterstützen wir Ihre Mitarbeiter mit einer ausführlichen Anleitung, Hilfestellung oder Schulung, wenn Sie die Migration der Inhalte selbst übernehmen möchten. Eine Migration durch die eigenen Mitarbeiter hat den Vorteil, dass sie das System von Beginn an kennenlernen. Im Nachgang können ggf. unternehmensspezifische Anforderungen von uns vorgenommen werden.

Search Engine und Notifications bei Änderungen

Nur wenn die entsprechende Dokumentation gefunden wird, wird Sie auch genutzt. Daher enthält unsere Prozessdokumentationslösung eine optimierte Suchmaschine. Neben der Möglichkeit durch Quick-Filter bestimmte Bereiche verfügbar zu machen, ermöglicht eine Volltextsuche die Nadel im Heuhaufen zu finden.

Damit Ihre Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand bleiben, können den verschiedenen Rollen automatisierte Benachrichtigungen (Notifications) zugewiesen werden. So erhalten spezifische Mitarbeiter eine Benachrichtigung, falls im Public-Bereich eine neue sie betreffende Dokumentation freigegeben wird. Daneben sind auch Notifications für die Mitarbeiter im Draft-Bereich verfügbar, welche die zeitnahe Bearbeitung innerhalb des Workflows sichern.

Lessons-Learned. Mit der Kommentierung zum Living-Instrument.

Wenn Sie Ihre Prozessdokumentation mit unserer Lösung auf der Basis von Atlassian Confluence umsetzten, werden Sie schnell feststellen, dass es sich bei Ihrer Dokumentation nicht um eine statische Sammlung von Inhalten handelt. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter am Fortschritt, indem Sie unternehmensinterne Lessons-Learned-Erkenntnisse in Ihre bestehende Prozessdokumentation einfließen lassen. Dadurch wird aus Ihrem QM-System ein wirkliches Living Instrument, was stets den aktuellen und gesicherten Kenntnisstand aufweist. Durch die Kommentierungsfunktion und mit Inline-Kommentaren können alle Ihre Mitarbeiter Ihr Draft-Team auf Fehler in bestehenden Dokumentationen, innerhalb des Public-Bereiches, aufmerksam machen oder an Ort und Stelle Verbesserungsvorschläge einfügen. Der Draft-Abteilung steht somit immer wieder neuer Input für eine stetige Verbesserung zur Verfügung. Gleichzeitig ist durch die Trennung des Draft-Bereiches und dem damit vorgegeben Erstellungs-, Überprüfungs-, Genehmigungs- und Freigabe-Workflows sichergestellt, dass nur diese Änderungen in das verbindliche Dokument übernommen werden, die durch die zuständige Ebene für verbindlich anerkannt wurden. Eine Bearbeitung der letztverbindlichen Dokumentation erfolgt daher nur durch die zugewiesenen Personen.

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