Total Cost of Ownership ist ein Abrechnungsverfahren, das hilft, alle anfallenden Kosten von Investitionen abzuschätzen. Hierbei betrachtet man alle Arten und Dimensionen von Kosten, die in Verbindung mit dem Projekt anfallen.

Ob nun die Atlassian Cloud oder das Data-Center kostenintensiver ist, kommt auf den individuellen Kunden an. In den allermeisten Fällen ist der Nutzen, den die Cloud bringt, allerdings wesentlich höher und die Kosten sind geringer. Die monatlichen Kosten der Cloud scheinen auf den ersten Blick höher zu sein, jedoch sind die Kosten vom eigenen Data-Center meist nicht direkt ersichtlich.

Die Wahl zur Migration in die Cloud kann dabei helfen, die IT-Kosten zu senken. Um eine datenbasierte Entscheidung zu treffen, muss der TCO berechnet werden.

Berechnung des TCO

1. Kosten der aktuellen IT-Infrastruktur

Zuerst berechnet man die direkten als auch die indirekten Kosten der aktuellen IT-Infrastruktur. Diese umfassen unter anderem:

  • Hardware und Infrastruktur - Dies umfasst Server, Ressourcen, Ersatzteile etc.
  • Rechenzentrum - Was sind die aktuellen Kosten von Strom, Kühlung und Raum?
  • Software - Lizenzkosten
  • Personal - Kosten des Personals nötig zur Wartung des Systems
  • Wartung - Operations Kosten und Kosten der Wartung von Drittanbietern
  • Upgrades - Kosten eines Upgrades für eine neuere Version
  • Sicherheit - Komplette Kosten der Sicherheit sowohl virtuell als auch physisch
  • Downtime - Was kostet Downtime des Systems?

2. Kostenschätzung einer Cloud-Lösung

Als Nächstes schätzt man die Kosten einer Cloud Lösung. Viele Kosten, die On-premise anfallen sind hier nicht vorhanden, da sie Atlassian übernimmt. Kosten, die bei einer Cloud-Lösung anfallen, sind:

3. Vorteile durch die Cloud

Als letzter Schritt wird der Wert ermittelt, den man durch die massiven Vorteile der Cloud erlangt:

  • Innovation - Die Cloud bietet Hunderte von verschiedenen Services, Apps und Integrationen. Zudem werden Upgrades durch Atlassian vorgenommen
  • Elastizität - Bei dem Fall von einem Peak der Nachfrage in der Cloud ist es möglich, die Kapazität kurzfristig zu erhöhen und im Nachhinein wieder zu senken
  • Systemvorfälle - Downtime kann zu massiven Kosten für das Unternehmen führen. Normalerweise ist das IT-Team für solche Ausfälle verantwortlich. Atlassian garantiert eine Uptime von 99,95 % in der Enterprise Version
  • Senkung operativer Ausgaben - Diese Kosten können entfallen: IT-Personal, Server-Support, Stromrechnungen, Wartung etc.
  • Skalierung - Zahlung in der Cloud nur für die Rechenkraft die man auch benötigt
  • Wertschöpfung - Bestehende Personen können sich auf die Wertschöpfung des Unternehmens konzentrieren

Seitdem Atlassian die Cloud in 2011 angeboten hat, sind bereits Tausende Kunden in die Cloud migriert. Eine Migration passiert nicht über Nacht, es gibt Checkpoints auf dem Weg und der Migrationsprozess kann sich unterscheiden je nachdem, welche Strategie man wählt. Die optimale Strategie für Ihr Unternehmen variiert und basiert auf verschiedensten Daten wie der Größe Ihrer Organisation, welche Daten migriert werden sollen, welche Apps installiert sind und welches Team zuerst die Cloud-Produkte nutzen wird.

Im Folgenden sind die drei Hauptstrategien zur Migration aufgelistet:

  • Lift and Shift - Sie wollen alle ihre Daten behalten, inklusive Issues, Anhänge und Apps? Wenn alle Daten in ihrer Instanz sinnvoll und relevant für ihr Unternehmen sind, ist dies Ihre optimale Strategie
  • Start Fresh - Sollten Sie nicht mehr mit ihren aktuellen Projekten arbeiten und wollen die Cloud direkt nutzen, ist dies ihre Strategie. Ihre Daten sind immer noch auf dem Server verfügbar und Sie können im Nachhinein jederzeit ihre Daten nachziehen.
  • Optimize and Shift - Diese Strategie hilft Ihnen, die gesamten Vorteile der Cloud zu nutzen und nur das zu migrieren, was Sie für sinnvoll halten. Sie können bewerten, welche Daten auf dem Server bleiben sollen und welche Sie migrieren, um eine effizientere Arbeitsumgebung und eine glatte Migration zu gewährleisten.

Unabhängig davon welche Strategie Sie nutzen, ihre Cloud Migration wird diese 6 Phasen durchlaufen, um eine erfolgreiche Migration zu garantieren.

  • Bewertungsphase - Bestandsaufnahme der aktuellen Umgebung
  • Planungsphase - Planung der eigentlichen Migration
  • Vorbereitungsphase - Das Team und die Daten auf Umstellung vorbereiten
  • Testphase - Testlauf der Migration
  • Migrationsphase - Produktionsmigration in die Cloud
  • Einführungsphase - Gewöhnung an die Cloud und Problembehebung

Ablauf der Migration

1. Bewertung

In dieser Phase wird eine Bestandsaufnahme der aktuellen Umgebung gemacht und es werden die Unterschiede zwischen Cloud- und selbstverwalteten Bereitstellungen, wie Funktionen, Wartung und Kosten ermittelt. Bei der Prüfung der vorliegenden Umgebung wird festgehalten welche Produkte vorhanden sind, sowohl von Atlassian aber auch von anderen Anbietern, die integriert werden.

Nachdem die Informationen zusammengetragen wurden, ist es an der Zeit, die potenzielle Komplexität der Migration zu verstehen, indem man die Datenmenge und die Anzahl der Benutzer überprüft, die in die Cloud migriert, wird.

2. Planen

Nachdem ermittelt wurde, was das Projekt beinhalten soll und die Richtung feststeht, plant man die eigentliche Migration. Man legt seine optimale Strategie fest und erstellt eine Timeline, um die restlichen Schritte zu vervollständigen. Hierbei wird entschieden, ob Atlassian Access benötigt wird, die App-Migrationspfade werden festgelegt und die Strategie zur Benutzermigration.

Am Ende dieser Phase sollte der finale Projektplan stehen

3. Vorbereitung

Sobald der Plan steht, müssen die Umgebungen und Daten auf die Migration vorbereitet werden. Die Details der Migration werden mit den Stakeholdern und den davon betreffenden Teams besprochen. Um die Migration durchzuführen, muss die Server oder Data Center Instanz über eine bestimmte Version verfügen.

Je mehr Daten migriert werden, desto komplexer und länger wird die Migration wahrscheinlich dauern, was sich später auf die Cloud-Leistung auswirken kann. Somit empfiehlt sich eine Bereinigung vor der eigentlichen Migration.

Außerdem gehört auch die Vorbereitung von Schulungsmaterialien dazu. Damit ein reibungsloser Ablauf garantiert wird, ist es wichtig, dass der Migrationsplan auch kommuniziert und die finalen Termine festgelegt werden.

4. Test

In dieser Phase wird ein Testlauf durchgeführt und sichergestellt, dass alles in Ordnung ist. Zudem wird ermittelt wie lange die eigentliche Migration dauern wird und ob es vor der produktiven Migration noch irgendwelche Probleme gibt. Die Inhalte werden bereits in eine Testumgebung der Atlassian Cloud eingespielt. Hierbei wird erkannt, welche Hindernisse oder Probleme auftreten. Diese werden dokumentiert und behoben.

Zur Testmigration gehört die Durchführung von Benutzerakzeptanztests, damit Endbenutzer alltägliche Aufgaben replizieren können.

Um eine reibungslose Produktivmigration zu garantieren, kann die Testmigration noch einmal simuliert und geprüft werden, ob alle Schritte beachtet worden sind. Dies ist nicht immer notwendig, sondern wird im Einzelfall zusammen mit dem Kunden aufgrund Umfang und Komplexität besprochen. Ab hier wird auch in der Regel begonnen, die Nutzer auf das neue System vorzubereiten.

5. Migration

In dieser Phase wird die Produktivmigration ausgeführt und die Benutzer und Daten werden zur Cloud verschoben. Kurzfristig auftretende Probleme werden gelöst und die identifizierten App-Migrationspfade befolgt.

Nach dieser Migration werden die Mitarbeiter in der neuen Umgebung arbeiten. Grundlegend dafür ist, dass alle Daten qualitativ und quantitativ einwandfrei übernommen wurden. Um dies sicherzustellen, wurde die Testmigration durchgeführt.
Während der produktiven Migration sind die Systeme nur in einem lesenden Zustand erreichbar. Aus diesem Grund wird die Migration sorgfältig geplant, um die Einschränkungen für die Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten.

6. Einführung

Nachdem die Migration erfolgreich fertiggestellt wurde, ist sicherzustellen, dass das Team und die Admins für die Cloud gut gerüstet sind. In den ersten Wochen nach der Migration gilt es noch Zeit für Fragen, Feedback und die Lösung von Migrationsproblemen freizuhalten. In dieser Phase kommt es zu kleinen Nacharbeiten oder Schulungen. Außerdem wird sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten erfolgreich weiterarbeiten können.

Nachdem diese Phasen durchlaufen sind, ist eine erfolgreiche Cloud-Migration sichergestellt. Es wurde die richtige Migrationsstrategie gewählt, sauber geplant und die Migration wurde mehrfach getestet. Nach der Produktivmigration wurden die Benutzer angemessen geschult und es ist für Support in den anstehenden Monaten gesorgt.

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